«Принцип пирамиды»: как применять логику в письме

Книга Барбары Минто «Принцип пирамиды» является одной из самых влиятельных публикаций по деловому письму. Она была выпущена миллионными тиражами и определила характер работы в ведущих консалтинговых фирмах, особенно в McKinsey, где автор впервые популяризировала свои идеи.

В целом я нахожу автора данной книги и ее идеи убедительными. «Принцип пирамиды» — это книга, которая в равной степени обстоятельная, техническая, глубокая и вместе с тем живая. Мне она очень нравится и является настольной. К сожалению, из-за того, что книга техническая, она часто остается пылиться на книжных полках у большинства людей, как они мне говорили. Однако есть и немало организаций, заказывающих у меня семинары только за тем, чтобы на практике проработать идеи, описанные в книге.

В рамках моей миссии по демократизации подходов к обеспечению высокого качества работы, которым учат в таких компаниях, как McKinsey, Bain и BCG, я все же возьмусь здесь представить наиболее удачные идеи Барбары Минто. 

В этой связи я решила сделать углубленный обзор книги, а также добавить свои комментарии и размышления по поводу некоторых идей, основанных на моем личном опыте работы в сфере бизнес-консалтинга и обучения этим навыкам людей по всему миру.

Эта рецензия является важнейшей из последнего издания книги, вышедшего в 2010 году. Я постараюсь объяснить один из четырех разделов (логика в письме).

• Логика в письме
• Логика в рассуждениях
• Логика в решении проблем
• Логика в презентациях

О Барбаре Минто

Первым проектом Барбары Минто в мире бизнеса была работа на Сайруса Итона, основателя Пагуошской конференции учёных, которая была организована с целью снижения риска ядерной войны и распространения других видов оружия массового уничтожения. Учитывая степень ответственности, неудивительно, что для Минто особую важность во всей ее дальнейшей работе приобрело обеспечение четкости в коммуникациях.

Барбара пробыла в Пагуоше недолго и в 1961 году решила поступить в Гарвардскую школу бизнеса, чтобы получить степень MBA. В то время ее поток был только вторым, куда могли поступить женщины.

По прошествии двух лет Барбара решила присоединиться к McKinsey в 1963 году и стала первой женщиной-консультантом. Хотя в итоге она проработала в фирме чуть больше десяти лет, можно утверждать, что Барбара Минто является одним из самых влиятельных людей из McKinsey, серьезную конкуренцию которым может составить разве что сам Марвин Бауэр. 

Придя в фирму, Минто быстро выделилась своими писательскими способностями и стала одной из тех, к кому можно было обратиться за помощью. Когда в 1966 году она была переведена в Европу, чтобы помочь европейским коллегам улучшить качество письма, Барбара поняла, что проблема ясного и четкого выражения мыслей была не только американской, но общечеловеческой.

«Проясните ход своих мыслей»

Если выбрать один вывод из работы Минто, который повлиял на меня больше всего, то это мысль о том, что для более эффективной коммуникации следует сосредоточиться не на подборе правильных слов, а на совершенствовании своего мышления.

Это похоже на мой принцип «Подумайте, прежде чем переходить в PowerPoint», который на самом деле заключается в том, что качественные презентации рождаются не в PowerPoint.  Вместо этого необходимо разработать более эффективный процесс синтеза и структурирования информации – по сути, создание пространства для размышлений до того, как садиться за компьютер и открывать PowerPoint. Это становится еще более актуально в цифровую эпоху, когда для поиска информации нет необходимости куда-либо идти, например, в библиотеку, а достаточно просто скопировать и вставить информацию из одного приложения в другое, при этом может даже казаться, что вы придаете информации дополнительный контекст.

В книге автор утверждает, что выделяются две причины плохого письма:

• «Плохой стиль». Так, Барбара обнаружила, что образованные люди, с которыми она работала, часто попадали в ловушку модных и чрезмерно технических терминов. При этом она отмечает, что «человеку, получившему формальное образование, крайне сложно изменить свой стиль письма».
• Отсутствие структуры и соответствия ожиданиям читателя. «Если человек неясно излагает свои мысли на письме, скорее всего, это потому, что порядок его мыслей вступает в конфликт со способностью ума читателя их усвоить».

Когда Минто впервые начала работать в McKinsey, она отметила, что многие люди часто реагировали фразой «пишите более понятно», но при этом не давали никаких дополнительных разъяснений о том, что это значит. Поэтому, видимо, особых улучшений в письменных или устных коммуникациях не наблюдалось.

Это стало лейтмотивом работы Барбары на протяжении всей ее карьеры.

Оценка основных утверждений Минто

В начале книги Минто делает смелое заявление, которое ложится в основу ее идей:

Чтобы понять информацию, ум автоматически ее сортирует по четким группам в форме пирамиды.

Барбара Минто

Это утверждение представляется мне крайне интересным, однако я не смогла найти никаких доказательств в его поддержку. Мне тоже хотелось бы, чтобы это было правдой. Если бы у людей была естественная способность представлять мир в форме пирамид, мне было бы легче обучать людей тому, как коммуницировать более эффективно, и не было столь больших различий в естественных наклонностях разных людей. Однако я предполагаю, что в отличие от большинства людей Минто действительно видит пирамиды в информации и лучше умеет разглядеть общую картину. Именно благодаря этому качеству она и смогла написать книгу о структурировании идей более чем на 200 страниц.

Я предполагаю, что многие из «доказательств», предложенных в начале раздела, были добавлены для того, чтобы придать идеям автора научную достоверность. Однако, если бы мне нужно было представить такое утверждение, на котором бы базировались мои дальнейшие рассуждения, я бы все же его перефразировала так:

Информация, отсортированная в соответствии со структурой пирамиды, облегчает понимание.

Это более или менее точная формулировка центрального аргумента, который проходит через всю книгу и благодаря которому идеи автора были широко приняты в мире.

Второе утверждение Минто заключается в том, что структура пирамиды идеально согласуется с исследованиями в области психологии, согласно которым люди могут удерживать в уме семь вещей плюс/минус две. В частности, эта идея была взята из знаменитой статьи Джорджа Миллера «Волшебное число семь плюс или минус два», опубликованной в 1956 году. Однако, несмотря на привлекательное название, многие подвергли сомнению идею о том, что большинство людей могут запомнить только семь вещей. В настоящий момент в мире установился консенсус, что люди способны запоминать около четырех «кусков» информации, что на самом деле лучше соответствуют пирамиде Минто, структурированной вокруг одной основной идеи и трех ключевых моментов. 

Кроме того, в интервью Барбара ссылается на Аристотеля, а в своей книге цитирует его работы «Органон» и «Риторика». Однако, углубившись в каждый из этих источников, смею утверждать, что это была еще одна попытка придать научную достоверность идеям автора.

На мой взгляд, лучшее в идеях Минто заключается в том, что им не нужны никакие «притянутые» доказательства. За годы работы в консалтинге и коучинге я неоднократно становилась свидетелем того волшебного эффекта, который оказывали на людей идеи Минто, помогающие эффективно структурировать, организовывать и передавать мысли. 

Об этом субъективно благосклонном отношении к книге я не могла не упомянуть прежде, чем углубляться дальше.

Пирамида: сверху вниз и снизу вверх

Идею пирамиды Барбары Минто проще всего понять визуально:

Как видите, пирамида представляет собой иерархичное выстраивание информации. Самый нижний уровень состоит из отдельных фрагментов информации: это предложения, содержащие информацию, данные, цитаты или такие вещи, как стенограммы интервью. По мере продвижения вверх по пирамиде информация становится «ключевыми идеями», которые представляют собой абстрактное и упрощенное резюме информации с нижнего уровня. «Основная идея» – это абстрактное изложение трех ключевых моментов. По мере движения вверх по пирамиде идеи должны становиться более ясными и понятными для других людей. 

Минто утверждает, что смысл коммуникации заключается в том, чтобы «рассказать людям то, чего они не знают». Для этого она предлагает осуществлять коммуникацию сверху вниз, начиная с основной идеи. Начинать необходимо с идеи самого высокого уровня, так как она также будет вызывать наибольшее любопытство или, по словам Минто, «провоцировать вопрос, потому что это что-то новое». Это должно вызывать желание узнать больше и углубляться дальше на нижние уровни пирамиды. Минто пишет:

Необходимо признать, что читатель, каким бы умным он ни был, наделен ограниченным количеством умственной энергии. Некоторая ее часть будет израсходована на простое узнавание и интерпретацию слов, другая – на установление связей между идеями, а все остальное – на понимание их значения.

Барбара Минто

В качестве примера Минто приводит ситуацию, когда кто-то идет в продуктовый магазин и пытается запомнить список из десяти товаров. Просто запомнить все десять вещей, вероятно, очень сложно, но если разделить их на три группы (например, фрукты, овощи и хлебобулочные изделия), то запомнить их будет легче, а затем, находясь в соответствующих отделах магазина, попытаться вспомнить конкретные продукты, которые вы хотели купить. 

Чтобы создавать «ключевые идеи», необходимо построить пирамиду снизу вверх. Минто называет это «мышлением снизу вверх» и предлагает три простых правила:

1. Идеи в каждой группе всегда должны быть одного и того же вида
2. Идеи на любом уровне пирамиды всегда должны представлять собой краткое изложение идей, сгруппированных под ними
3. Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены

Эти принципы кажутся простыми, однако для их освоения потребуется время и практика. Я называю этот вид обработки информации «снизу вверх» – синтезом, а лучший способ быстро улучшить качество своей работы – это получить обратную связь от человека, который хорошо разбирается в подобных вещах. 

Третье правило Минто о том, что идеи должны быть логически упорядочены, также весьма важно и заслуживает отдельного раздела.

Как выстраивать идеи логически

Минто очень серьезно относится к логическому структурированию идей. Фактически она утверждает, что излагать идеи нелогично – это «дурной тон»:

Располагать идеи так, что уму приходится прыгать взад и вперед в попытках установить связи, – это просто дурной тон, и большинство читателей реагируют отказом делать это.

Барбара Минто

Вероятно, это одна из самых сложных для понимания концепций, потому что в большинстве случаев, если ваше представление идей неэффективно, никто вам об этом не скажет. 

Большинство людей, особенно в деловой среде, овладели навыком выдерживать плохую презентацию и ничего при этом не говорить. Более того, даже если бы они вам сказали, они не смогли бы дать конкретную полезную обратную связь, которая помогла бы вам стать лучше. 

Именно это отличает работу в консалтинге. Я постоянно получаю такого рода обратную связь, и вы, вероятно, удивитесь, узнав, сколько времени я потратила на размышления о структурировании и упорядочении идей в своих письмах, выступлениях и презентациях.

Минто представляет пять вариантов упорядочивания идей

1. Хронологическая последовательность – представление идей в том порядке, как они возникли
2. Структурная последовательность – представление идей в их естественных группах (например, географические регионы, подразделения компании)
3. Сравнительная последовательность – в порядке важности (1-й самый значимый, 2-й самый…)
4. Дедуктивный метод – каждый пункт основывается на последнем аргументе
5. Индуктивный метод – независимые аргументы, которые приводят к одному и тому же выводу

Дедукция и индукция – два наиболее важных метода рассуждений, которые используются в деловом письме и общении.

Если вы новичок в подобных вещах, вам стоит начать с индуктивной логики потому, что каждая отдельная ключевая идея будет поддерживать основную идею, и даже если какая-либо из ключевых идей будет оспорена или опровергнута, основная идея все равно будет подкреплена другими аргументами в отличие от дедуктивной логики, где каждый из аргументов вытекает из другого: как видно в приведенном ниже аргументе, если вторая ключевая идея развенчана, это подрывает весь аргумент.

Однако это не означает, что следует отказаться от дедукции. Я видела, как этот метод эффективно используется в консалтинге, но обычно это зависит от уверенности оратора в том, что клиент или аудитория согласятся с его оценкой текущей ситуации и приводимыми доводами.  Как правило, лучший способ сделать это – заранее представить аргументы, которые вы собираетесь привести, и попросить аудиторию высказать свое мнение о тех формулировках, которые вы будете использовать. 

Использование метода SCQA для определения задач

Минто указывает на необходимость понимания ситуации и контекста проблемы, о которой вы пишете. Это также соответствует моему опыту в McKinsey: один из лучших способов улучшить качество письменных коммуникаций, а также навыков решения бизнес-задач – это уделять существенно больше, чем мы привыкли, времени на то, чтобы понять текущее состояние или проблему. 

Для этого Минто предпочитает использовать метод SCQA: ситуация -> развитие ситуации -> вопрос -> ответ. Она утверждает, что это «позволяет вам убедиться, что вы и читатель находитесь в одной и той же отправной точке, прежде чем взять его за руку и провести через свое размышление».

Введение должно представлять собой ответ на вопрос самого высокого уровня, на который вы хотите ответить. Лучший способ сделать это – изложить факты, с которыми согласится ваша аудитория. После этого можно задать вопрос, а затем начать на него отвечать. 

Минто считает, что большинство документов отвечают на четыре вопроса:

1. Что делать?
2. Каким способом?
3. Насколько верно это решение?
4. Почему так произошло?

Люди постоянно совершают одну большую ошибку, особенно в презентациях: они добавляют раздел под названием «Справочная информация», в который включают кучу информации, которая при этом не структурируется вокруг центрального вопроса или проблемы. Минто приводит веские аргументы в пользу того, почему следует избегать подобных вещей:

«Как правило, не следует создавать раздел под названием «Справочная информация» или «Введение», потому что содержащаяся в нем информация не будет иметь того же уровня абстракции, что последующие пункты, а при перечислении тем вместо идей появляется риск того, что идеи, которые, как предполагается, лежат в основе тем, не образуют четкого аргумента ни при индуктивном, ни при дедуктивном подходе».

Самое важное в письменных коммуникациях, особенно в начале, – это познакомить аудиторию с вашей точкой зрения. Имея это в виду, вам следует быть осторожными и, по мнению Минто, «напоминать, а не информировать». Как только  аудитория согласиться с вашей точкой зрения, вы сможете начать приводить веские аргументы.

Однако каждый случай индивидуален, и автор книги предлагает разные подходы в зависимости от тона, который вы хотите задать вашей презентации. Два наиболее распространенных метода, которые я обычно рекомендую использовать, включают прямой и непрямой подходы.

Прямой: решение -> ситуация -> развитие ситуации

Непрямой: ситуация -> развитие ситуации -> решение

Существуют еще два дополнительных подхода, которые, по моему мнению, используются реже, но при этом тоже могут быть эффективными, если между вами и аудиторией, которую вы пытаетесь убедить, установилась прочная связь:

Тревожный: развитие ситуации -> ситуация -> решение

Агрессивный: вопрос -> ситуация -> развитие ситуации

Советы новичкам

В первом разделе книги Барбара Минто дает несколько советов новичкам. Я добавила свои размышления о них ниже:

1. Попробуйте сначала направление «сверху вниз». Это, пожалуй, единственное, с чем я не совсем согласна. Лично я и многие другие добились большого успеха, используя подход «снизу вверх», и только потом перейдя к освоению метода «сверху вниз» при определении ключевых тем и тезисов. Я бы посоветовала начать с того подхода, который вам больше нравится, но обязательно пробовать и другой, особенно в начале.
2. Для введения используйте ситуацию в качестве отправной точки. Во время работы в консалтинге я приобрела одну привычку: всегда давать определение ситуации или проблемы в начале своей коммуникации. Это очень полезно, потому что вы начинаете с известной информации, с которой ваша аудитория, скорее всего, согласится, а не с новой, которую собираетесь представить.
3. Добавьте хронологию во введении. Составляя предложения для клиентов, я обычно привожу некий контекст компании и/или команды. Так, например, в последней презентации для небольшой консалтинговой фирмы я написала: «За последние два года команда быстро выросла благодаря расширению возможностей для клиентов».
4. Сосредоточьтесь на том, с чем читатель согласится. Когда я выступаю перед клиентами, я обычно повторяю то, что они мне сказали, своими словами и использую это как отправную точку при формулировании потенциального решения (моих услуг) таким образом, чтобы оно соответствовало ситуации и ее дальнейшему развитию.

Напоследок пример:

Вот упомянутый мной пример для демонстрации подхода:

В стратегической группе Клиента около X высококвалифицированных экспертов. Некоторые из них пришли из традиционного консалтинга или других консалтинговых фирм, однако большинство не имеют такого опыта. У клиента есть возможность инвестировать в развитие навыков и формирование культуры консультирования для решения бизнес-задач. Вы определили две основные области, в которых команда может потенциально улучшить свои навыки:

Сторителлинг и коммуникации: превращение инсайтов и данных в информацию, полезную для «клиентов»-руководителей из различных направлений деятельности в дополнение к базовым навыкам управления, таким как определение периметра проектов, проведение интервью экспертов и структурирование.

Общий язык и культура: развитие единого понимания инструментов, моделей и принципов, которые потенциально могут быть интегрированы в подход клиента к решению задач в масштабах всего бизнеса. Это позволяет повысить качество обратной связи, а также компетентность команды.

Из этого видно следующее:

Ситуация: В первом предложении я привожу неопровержимые факты, с которыми согласился бы клиент, а затем – некий контекст, рассказывающий об опыте членов команды.

Развитие ситуации: Я признаю факт недостатка навыков у текущей команды.

Вопрос: Вопрос «что нам делать?» не ставится прямо во введении; вместо этого он подразумевается в моим предложении, состоящим из двух частей.

Ответ: Я предлагаю решение данной проблемы, включающее развитие двух аспектов: сторителлинг и коммуникации, а также общий язык и культура.