Консультанты проводят множество интервью с клиентом во время проекта. И чтобы двухчасовая встреча на малознакомую для вас тему не превратилась в mess (из сотни листов мелким почерком), необходимо грамотно делать пометки.
В деловой среде можно выделить несколько барьеров, из-за которых все предыдущие знания о том, как конспектировать информацию, вооружившись цветными маркерами, не слишком пригодятся.
Формат встречи и жесткие временные рамки
Когда кто-то из руководства со стороны Клиента несколько часов в деталях объясняет вам сложившуюся ситуацию и проблемы, будет выглядеть непрофессионально попросить говорить помедленнее, потому что вы записываете. Участники встречи обычно сильно ограничены временем.
Только лист бумаги и ручка
Пометки всегда делаются только ручкой (или карандашом) на листе бумаги. Да, есть много модных приложений в App Store (e.g., Evernote, Блокнот), но они вам не пригодятся, как и цветные маркеры. Если вы ведете запись с помощью лаптопа, то он создает дополнительный (психологический) барьер между вами и Клиентом, предполагая протокольную практику ведения переговоров. Вряд ли Клиент будет к вам максимально открыт и готов делиться информацией.
Всегда записывай
Иногда не знаешь, когда спросят твоего мнения или поручат небольшое задание. К примеру, в кластер зашел партнер, переговорил с твоим руководителем, а тот после диалога обратился к тебе и спросил: «А что ты думаешь об этом?» или «Возьми этот кусок работы на себя». Реакция «А я не записывал», «Повторите еще раз» вряд ли будет приветствоваться. То что происходит вокруг вас и не является конфиденциальным, может напрямую или косвенно относиться к вам, поэтому будет не лишним стараться записывать.
Здесь хочется добавить про вопрос высшего руководства «Как дела?», невзначай брошенного в коридоре офиса или лифте.
В каком формате делать заметки
Записывать все подряд не имеет смысла. Стоит придерживаться определенной структуры, на основе которой можно будет быстро резюмировать следующее:
1. Вот 3 основные темы, которые мы обсуждали…
2. Идеи по улучшению ситуации…
3. С нашей стороны (the Firm) нужно сделать вот такие шаги…
4. Клиент должен предоставить нам/сделать то-то…
Я, например, плохо запоминаю людей, поэтому ко всему прочему всегда добавляю визуальную зарисовку – кто где сидел за столом и как его зовут. Это помогает мне освежить в памяти, что говорил данный участник встречи.
1. Обсуждаемые идеи. В этом блоке записываются общие мысли, которые проговариваются на встрече. Вовсе необязательно, что лист с записями будет в единичном экземпляре – обычно больше, но не бесконечный поток.
2. Идеи по улучшению/оптимизации. В данный блок пойдут размышления Клиента о том, как можно исправить ситуацию; возможно, ваши общие идеи, которые вы устно обсудили.
3. Наши/Ваши следующие шаги. Важный блок, который, вероятнее всего, по окончании заседания можно сопроводить более детальным письмом. Мы называем это ‘minutes’. Это позволяет структурировать встречу, избежать недопониманий и наделяет стороны ответственностью за проведенное время и следующие шаги.
Как может выглядеть шаблон для ведения заметок. Необязательно должен получиться один единственный лист. Вероятнее всего, их будет больше.
Related posts
Автор блога

20 лет провожу образовательные курсы для корпораций, заинтересованных в структурном мышлении (как в консалтинге), создании бизнес-презентаций и эффективной коммуникации. О себе: Ex-McKinsey, художественное образование, два высших образования, включая финансы. Рассказываю и показываю на корпоративных семинарах, как системно подходить к решению задач, выстраивать идеи и делать понятные слайды, что положительно сказывается на работе компании.
Избранное
Самое интересное