Как эффективно делать заметки во время встречи

Photo: Foxy burrow via Shutterstock.com

Консультанты проводят множество интервью с клиентом во время проекта. И чтобы двухчасовая встреча на малознакомую для вас тему не превратилась в mess (из сотни листов мелким почерком), необходимо грамотно делать пометки.

В деловой среде можно выделить несколько барьеров, из-за которых все предыдущие знания о том, как конспектировать информацию, вооружившись цветными маркерами, не слишком пригодятся.

Формат встречи и жесткие временные рамки

Когда кто-то из руководства со стороны Клиента несколько часов в деталях объясняет вам сложившуюся ситуацию и проблемы, будет выглядеть непрофессионально попросить говорить помедленнее, потому что вы записываете. Участники встречи обычно сильно ограничены временем.

Только лист бумаги и ручка

Пометки всегда делаются только ручкой (или карандашом) на листе бумаги. Да, есть много модных приложений в App Store (e.g., Evernote, Блокнот), но они вам не пригодятся, как и цветные маркеры. Если вы ведете запись с помощью лаптопа, то он создает дополнительный (психологический) барьер между вами и Клиентом, предполагая протокольную практику ведения переговоров. Вряд ли Клиент будет к вам максимально открыт и готов делиться информацией.

Всегда записывай

Иногда не знаешь, когда спросят твоего мнения или поручат небольшое задание. К примеру, в кластер зашел партнер, переговорил с твоим руководителем, а тот после диалога обратился к тебе и спросил: «А что ты думаешь об этом?» или «Возьми этот кусок работы на себя». Реакция «А я не записывал», «Повторите еще раз» вряд ли будет приветствоваться. То что происходит вокруг вас и не является конфиденциальным, может напрямую или косвенно относиться к вам, поэтому будет не лишним стараться записывать.

Здесь хочется добавить про вопрос высшего руководства «Как дела?», невзначай брошенного в коридоре офиса или лифте.

В каком формате делать заметки

Записывать все подряд не имеет смысла. Стоит придерживаться определенной структуры, на основе которой можно будет быстро резюмировать следующее:

Вот 3 основные темы, которые мы обсуждали…
Идеи по улучшению ситуации…
С нашей стороны (the Firm) нужно сделать вот такие шаги…
Клиент должен предоставить нам/сделать то-то…

Я, например, плохо запоминаю людей, поэтому ко всему прочему всегда добавляю визуальную зарисовку – кто где сидел за столом и как его зовут. Это помогает мне освежить в памяти, что говорил данный участник встречи.

1. Обсуждаемые идеи. В этом блоке записываются общие мысли, которые проговариваются на встрече. Вовсе необязательно, что лист с записями будет в единичном экземпляре – обычно больше, но не бесконечный поток.

2. Идеи по улучшению/оптимизации. В данный блок пойдут размышления Клиента о том, как можно исправить ситуацию; возможно, ваши общие идеи, которые вы устно обсудили.

3. Наши/Ваши следующие шаги. Важный блок, который, вероятнее всего, по окончании заседания можно сопроводить более детальным письмом. Мы называем это ‘minutes’. Это позволяет структурировать встречу, избежать недопониманий и наделяет стороны ответственностью за проведенное время и следующие шаги.

Вот как может выглядеть шаблон для ведения заметок. Не обязательно должен получиться один единственный лист. Вероятнее всего, их будет больше.