Разбирая на корпоративных семинарах принципы коммуникации в деловой среде, я делаю акцент на том, что внимание человека можно удержать только в течение первых 30 секунд.
Для того, чтобы произвести впечатление на руководителя высшего уровня, сжатые ответы играют важную роль. Период концентрации топ-менеджеров очень короткий, так как они перегружены информацией.
Умение связно и быстро изложить большой объем информации – скажем, на основе многочисленных интервью внутри компании, – редко встречающийся навык. Синтез информации не должен быть ни слишком детализированным, ни слишком общим.
Искусство сжато доносить свои мысли начинается с подготовки ответа заранее. К примеру, на днях я обедала с генеральным директором компании, которая занимается производством и дистрибуцией теннисного инвентаря в России. Мы говорили о развитии навыков его сотрудников в области продающих презентаций и о том, как изменится индустрия в ближайшие годы. Между делом, директор поинтересовался, чем я занималась в последнее время. Я рассказала, что недавно проводила воркшоп для одной зарубежной бизнес-школы. Естественно он спросил, что было темой дискуссии – я ответила, что семинар был посвящен тенденциям в сфере делового дизайна в Великобритании. В продолжение диалога он задал вопрос, мол, «поделись новостями: какие будут тенденции?» Мой ответ мог бы быть очень длинным, поэтому первым делом я «предложила ему выбор», перечислив три важных тенденции в определенной последовательности. Он предпочел углубиться в тему «влияния искусственного интеллекта». Эту опцию я озвучила последней, зная, что, вероятнее всего, он проявит интерес именно к ней: его компания давно искала пути внедрения технологий AI в теннисные напульсники и ракетки.
So what?
Давайте будем реалистами: представить большое количество информации за очень короткий промежуток времени – очень сложно. Поэтому нужно знать несколько правил. Одно из самых важных – это так называемая теория «double-clicking». Представьте, что вы читаете рекламу какого-то продукта на лендинговой страничке или вводное описание книги-бестселлера. Согласитесь, этого достаточно, чтобы вас заинтересовать, но недостаточно для того, чтобы понять, как в деталях работает продукт или какие интриги скрывает в себе сюжет книги. В итоге, вы нажимаете на копку «читать далее». Ровно так же работает и правило 30-и секунд.
Барбара Минто называет эту технику – BLUF (bottom line up front).
Еще один совет: готовя ответ на вопрос, попробуйте абстрагироваться от него и понять, что именно хочет слышать руководитель. Например, вы встретили CEO, и он вас спрашивает: «Как поживает проект?» Вопрос очень абстрактный, поэтому стоит поставить себя на место руководителя и поразмыслить, что именно он может хотеть узнать. Вероятнее всего, надо прокрутить в голове простые вопросы:
1. Каков общий статус проекта – все хорошо или наоборот?
2. Какова пара аргументов, поддерживающих ответ о статусе проекта?
3. Что я планирую делать, если возникнут проблемы?
4. Как может помочь руководитель уровня C-suite?
В любом случае, вопросы стоит выстраивать вокруг стейкхолдеров, процесса работы и временных рамок проекта.
Таким образом, практикуя сжатые ответы на вопросы, со временем можно выработать технику упреждающих вопросов – как в шахматах, когда заранее продумываешь потенциальный ход оппонента.
Вот несколько причин, почему стоит практиковать 30-секундные ответы:
1. Разовьете чуткое понимание о том, чего хотят люди
2. Отточите навыки синтезирования данных
3. Станете лучше преподносить идеи
4. Научитесь мыслить на уровне CEO
