Уделяйте время своим подчиненным и замечайте своих ассистентов

Photo: PH888 via Shutterstock.com

Бронирование конференц-залов, поиск хороших ресторанов, организация встреч, планирование и перенос звонков – это работа, которая включает множество логистических решений. Хуже всего то, что никто по-настоящему не благодарит поддерживающий персонал за отлично выполненные поручения. Часто это воспринимается как само собой разумеющееся. Но если кто-то вдруг не справился (причем достаточно одного раза), как другие сразу решат, что он некомпетентен. Риск потерпеть неудачу огромен.

Чтобы заручиться поддержкой своих помощников, нужно уметь делать их счастливыми.

Старайтесь выделять время на обсуждение ключевых пунктов и контекста проектов с вашими сотрудниками. Стоит раз в несколько недель проводить с ними совещания для обсуждения этих моментов.

При работе над проектами нужно стараться проводить стартовые совещания с помощниками. Уделяйте час для разъяснения объема проекта в течение первой недели или как можно раньше. Если вы будете приглашать трех-четырех основных помощников по каждому проекту в комнату для совещаний, угощая их во время объяснений, в итоге они будут довольны, и, вероятнее всего, даже после окончания проекта станут охотно помогать вам по другим текущим вопросам.

В научном мире существует множество исследований, проведенных психологами в области эмоционального интеллекта (для начала можно ознакомиться с книгами Дэниела Гоулмана). Ученые пытаются выяснить, почему люди получают то, что хотят, зная, что сказать, как это сказать и в какое время. Один из самых очевидных способов – показать людям общую картину ситуации проекта вместо ее фрагментации.

Конечно, вы можете подумать, что это пустая трата вашего драгоценного времени, чтобы сообщать важную информацию о том, чего вы хотите достичь от проекта или каковы ваши ожидания от него. Тем не менее, когда вы делитесь некоторыми из своих целей проекта с помощниками, последние более чем готовы помогать вам, когда вам это нужно. Некоторые партнеры Фирмы даже знакомят подопечных со своими «списками дел».

Если вы возьмете это за привычку, то, скорее всего, сотрудники будут помогать вам практически во всем. Мой коллега рассказывал, что однажды его тронула одна помощница, которая помогала ему бронировать комнаты для команды каждый раз, когда он возвращалась от Клиента. Ему не нужно было ничего говорить – она изучила его расписание и планировала встречи автоматически. Позже, когда они устроили барбекю на берегу в честь окончания проекта, то пригласили всех ассистентов и помощников. Члены команды моего знакомого были удивлены, и один из них сказал: «Я впервые вижу так много людей!». Однако это та сила, которая нужна для успеха, помимо ваших компетенций руководителя проекта. Кроме того, это отличный способ заручиться поддержкой людей.

Так что в следующий раз имейте это в виду. Ваша лучшая инвестиция – это уважительное и заботливое отношение к помощникам вашей команды и ассистенту руководителя.

Привозите им сувениры из командировок. Балуйте их свежими круассанами и кофе.

Вот несколько дополнительных напоминаний:

Не забывайте о милых мелочах (цветах, сувенирах, полезных книгах и проч.)
В самом начале организуйте официальную сессию для обсуждения целей проекта
Приглашайте помощников и ассистентов на официальные командные обеды и встречи
Узнайте подробности об их семье, чтобы в следующий раз сделать для них что-то еще

Заведите эту привычку как можно раньше и по мере того, как вы поднимаетесь на верхний эшелон иерархии внутри корпорации, практикуйте ее.

Источник: Собственный опыт и адаптированный перевод некоторых выдержек из книги бывшего консультанта McKinsey Шу Хаттори The McKinsey Edge