4 мин.

362

Почему важно отслеживать вопросы прошлых деловых совещаний

Photo: Shutterstock

Однажды мой коллега был свидетелем того, как молодой консультант подвергся критике за неспособность помнить нюансы прошлых обсуждений. «Если Вы помните, мы это уже обсуждали три месяца назад!», «Зачем Вы опять поднимаете вопросы, которые были закрыты несколько недель назад?!» и так далее – возмущался директор. Консультант лихорадочно листал страницы и делал записи, но это было напрасно: кредит доверия директора был исчерпан.

Почему важно уметь отслеживать вопросы

Умение отслеживать вопросы — это искусство, при этом мастерство не приходит в одночасье. Все знают, что это важно, однако реализовать это на практике бывает сложно. Так почему важно уметь отслеживать вопросы? Ответ прост: потому что вы не хотите упустить ни одной важной возможности и хотите избежать крупных потерь. Это также важно, потому что вы хотите показать другим своё присутствие, осведомлённость и хорошую репутацию. Это способ достичь более высокого уровня зрелости и быстро завоевать доверие. Способность отслеживать вопросы очень важна не только для очевидных ролей, таких как продажи (например, способность запоминать и точно воспроизводить моменты из прошлых обсуждений), но и для административных функций, таких как управление персоналом. Это общепризнанный, интуитивно понятный и чрезвычайно желанный навык, однако лишь немногие им владеют в полной мере, как вы, вероятно, могли наблюдать из своего опыта.

Почему управленцы не отслеживают вопросы

  1. Отслеживание воспринимается как второстепенная задача. В отличие от актуализации или ведения списка задач, отслеживание — это малозаметное действие. Только если вы сами не решите это делать, никто не будет настаивать на том, чтобы вы стали экспертом в отслеживании вопросов. Конечно, вы можете получить выговор от вашего клиента или старшего руководителя за то, что вы что-то забыли, но обычно это «разовое» событие, и когда всё заканчивается, вы не возвращаетесь к тому, чтобы «отследить то, что не было вовремя отслежено». Поэтому, когда совещание окончено и вы сумели «отстреляться», вы чувствуете, что с задачей покончено и вовсе не хотите докапываться до первопричины того, почему это произошло.

 

  1. Перечитывать заметки обременительно, если вы не ввели это себе в привычку. У нас у всех очень занятая жизнь. По какой-то причине мы склонны возвращаться к своим заметкам только тогда, когда нам это нужно — в основном, когда нас о чём-то спросили или когда нам нужно что-то записать. Тогда вы, несомненно, начинаете уделять больше внимания своим заметкам. Вы можете даже установить для себя правило, например: «В конце дня я уделяю 10 минут на просмотр своих заметок», однако оно редко работает на практике. Обычно людей мотивирует ощущение безотлагательности действия.

 

  1. Чрезмерное полагание на свою память и уверенность в ней. Среди консультантов есть старая поговорка: «Лучше записать и так освободить свой ум для решения задач», — и вы должны делать то же самое. В действительности наш ум и память не так уж надёжны. Воссоздание событий по памяти, как, например, в случае показаний свидетелей в суде, всегда вызывает споры, потому что наша память имеет тенденцию искажать реальность из-за стресса, фактора времени и внешних воздействий.

Применяйте систему кодификации

Для качественного отслеживания вопросов требуется наличие системы кодификации. К примеру, я почти не пользуюсь электронным календарем в особенности для предварительного формулирования сути совещания или события (frontloading), а использую зарисовки на бумаге. Навык ведения заметок — необходимое условие для успешного отслеживания дел. Используйте простые коды, например, круги, квадраты, цвета. Система должна быть полной и легко воспроизводимой. Все обязательные действия можно отмечать квадратами. Используйте жёлтый маркер, чтобы выделить те действия или события, которые, по вашему мнению, займут несколько недель. В случае, если на выполнение каких-либо действий требуется больше времени, например, несколько месяцев, то такие задачи отмечаются другим цветом. Когда какая-либо задача выполнена, отметьте это оранжевым цветом. Я не вычёркиваю пункты, а сохраняю их для учёта и анализа.

 

Для более эффективного отслеживания дел можно ввести дополнительные небольшие правила. Так, один из партнёров после окончания своего интервью в роли эксперта или важного обсуждения с клиентом всегда направляет резюме из трёх-четырёх ключевых пунктов по результатам проведённого обсуждения. Это помогает ему эффективно запоминать отдельные детали. Другой директор сказал, что важно не стесняться приглашать клиентов на ужин даже после завершения проекта. Это тоже своего рода вид отслеживания дел, которым он советует активно пользоваться начинающим лидерам. Для этого не нужна конкретная причина или цель, ваша цель — просто «отследить вопрос».

 

Наконец, если я понимаю, что у меня есть хоть малейший шанс что-то забыть, я сразу же фиксирую это на бумажной салфетке или на обратной стороне чека.

Источник: Собственный опыт и вольный перевод некоторых выдержек из книги бывшего консультанта McKinsey Шу Хаттори The McKinsey Edge