Апдейты: как создать универсальный шаблон

Photo via Shutterstock.com

На апдейты нужно выделять время. И немало, без этого никак. Однако никто не хочет заниматься этой рутиной, так как апдейты не добавляют существенной стоимости. Известный драматург Бернард Шоу, один из основателей Лондонской школы экономики, как-то сказал:

«Самая большая проблема в общении – это иллюзия, что коммуникация состоялась».

Апдейты – это та самая скрытая ловушка, поэтому стоит применять простой в использовании метод, который позволяет делать переписку эффективной.

В McKinsey часто молодые EM пытаются добиться своего, не ставя в известность старших директоров. Но есть еще кое-что, что только усугубляет ситуацию. К примеру, в McKinsey существует структура, которая предполагает приглашение сторонних лидеров (их называют Co-ED, или со-директора проектов). Иногда эти люди невидимы. Иногда хотят детально погрузиться в проект. Сложно предугадать. Уверена, это случается везде – во всех бизнесах и индустриях.

Именно поэтому очень важно создать готовый шаблон для апдейтов. Можно сразу поставить эту активность в еженедельный календарь. Если вы работаете сразу на нескольких проектах – тем более стоит завести привычку выделять время на заметки относительно того, как движется работа.

Вот как должен выглядеть набросок e-mail’a. Начинается он с общего апдейта. Затем идет обновление новостей по содержанию, фидбэк относительно взаимодействий с клиентом и прогресс команды. В финале обозначаются основные дальнейшие шаги. Напомню, ваша основная цель – спрятать любые коммуникационные риски, делая письмо более кратким и четким.

Письмо можно начать примерно так: «Уважаемый XYZ, мы только что закончили наше основное совещание, все прошло отлично. Ниже вы можете найти главные выдержки встречи». Далее используйте буллет-пойнты для каждой секции, следуя следующим правилам.

Ниже описываются разделы email’а.

Основное содержание

Контент можно разделить на ключевые заключения и основные вопросы
Используйте маркерный список и краткие соединительные предложения
Обычно пишут три-пять основных выводов и несколько вопросов, если необходимо
Фокусируйтесь на новых и позитивных умозаключениях, делая акцент с помощью выделения текста жирным шрифтом

Взаимодействия

Сообщите о всех основных взаимодействиях с клиентом, которые состоялись на неделе и о которых не осведомлены руководители проекта
Вспомните совещания, которые вы провели с клиентом в узком кругу, с небольшим количеством участников. Что вызвало у вас сомнения? Какие темы затронули?
Здесь важно понимать, какая именно информация необходима высшему руководству – не только для успеха конкретного проекта, но и для того, чтобы суметь предложить потенциальную дорожную карту для создания нового ценностного предложения

Успехи команды (team progress)

Team progress – это не про то, как хорошо работает команда, хотя данная секция может быть важна, если проект движется плохо. Наоборот, этот раздел стоит посвятить обсуждению сильных и слабых сторон отдельных участников команды, а также тому как руководители могут помочь ускорить развитие своих подчиненных
Этот еженедельный апдейт пригодится во время оценочной сессии по окончании проекта. Также эта секция полезна тем, что вы можете заблаговременно попросить помощи

Следующие шаги

Включает в себя важные даты и дедлайны, о которых должны знать руководители проекта. Попросите их уделить особое внимание этим датам, поставьте их в календари с пометкой «очень важно»
Иногда также необходимо проинформировать ассистентов руководителей о следующих шагах

Всегда пишите e-mail’ы максимально просто, используя одну и ту же структуру. Пообещайте высшему руководству проекта, что вы будете делать это еженедельно и придерживайтесь этого правила. В большинстве случаев апдейты переходят в полезную дискуссию.

Приучите себя писать короткие e-mail’ы как коллегам, так и друзьям. Это особенно важно в том случае, когда вы пишите первое письмо и представляетесь – желательно не выглядеть так, будто вы пишите старому знакомому. Старайтесь, чтобы ваши письма выглядели максимально профессионально.

Источник: мой опыт и опыт консультанта McKinsey Шу Хаттори (мой вольный перевод его знаний из книги Success principles from the world’s most powerful consulting firm)