На апдейты нужно выделять время. И немало, без этого никак. Однако никто не хочет заниматься этой рутиной, так как апдейты не добавляют существенной стоимости. Известный драматург Бернард Шоу, один из основателей Лондонской школы экономики, как-то сказал:

«Самая большая проблема в общении – это иллюзия, что коммуникация состоялась».

Апдейты – это та самая скрытая ловушка, поэтому стоит применять простой в использовании метод, который позволяет делать переписку эффективной.

В McKinsey часто молодые EM пытаются добиться своего, не ставя в известность старших директоров. Но есть еще кое-что, что только усугубляет ситуацию. К примеру, в McKinsey существует структура, которая предполагает приглашение  сторонних лидеров (их называют Co-ED, или со-директора проектов). Иногда эти люди невидимы. Иногда хотят детально погрузиться в проект. Сложно предугадать. Уверена, это случается везде – во всех бизнесах и индустриях.

Именно поэтому очень важно создать готовый шаблон для апдейтов. Можно сразу поставить эту активность в еженедельный календарь. Если вы работаете сразу на нескольких проектах – тем более стоит завести привычку выделять время на заметки относительно того, как движется работа.

Вот как должен выглядеть набросок e-mail’a. Начинается он с общего апдейта. Затем идет обновление новостей по содержанию, фидбэк относительно взаимодействий с клиентом и прогресс команды. В финале обозначаются основные дальнейшие шаги. Напомню, ваша основная цель – спрятать любые коммуникационные риски, делая письмо более кратким и четким.

Письмо можно начать примерно так: «Уважаемый XYZ, мы только что закончили наше основное совещание, все прошло отлично. Ниже вы можете найти главные выдержки встречи». Далее используйте буллет-пойнты для каждой секции, следуя следующим правилам.

Ниже описываются разделы email’а.

Основное содержание

  • Контент можно разделить на ключевые заключения и основные вопросы
  • Используйте маркерный список и краткие соединительные предложения
  • Обычно пишут три-пять основных выводов и несколько вопросов, если необходимо
  • Фокусируйтесь на новых и позитивных умозаключениях, делая акцент с помощью выделения текста жирным шрифтом

Взаимодействия

  • Сообщите о всех основных взаимодействиях с клиентом, которые состоялись на неделе и о которых не осведомлены руководители проекта
  • Вспомните совещания, которые вы провели с клиентом в узком кругу, с небольшим количеством участников. Что вызвало у вас сомнения? Какие темы затронули?
  • Здесь важно понимать, какая именно информация необходима высшему руководству – не только для успеха конкретного проекта, но и для того, чтобы суметь предложить потенциальную дорожную карту для создания нового ценностного предложения

Успехи команды (team progress)

  • Team progress – это не про то, как хорошо работает команда, хотя данная секция может быть важна, если проект движется плохо. Наоборот, этот раздел стоит посвятить обсуждению сильных и слабых сторон отдельных участников команды, а также тому как руководители могут помочь ускорить развитие своих подчиненных
  • Этот еженедельный апдейт пригодится во время оценочной сессии по окончании проекта. Также эта секция полезна тем, что вы можете заблаговременно попросить помощи

Следующие шаги

  • Включает в себя важные даты и дедлайны, о которых должны знать руководители проекта. Попросите их уделить особое внимание этим датам, поставьте их в календари с пометкой «очень важно»
  • Иногда также необходимо проинформировать ассистентов руководителей о следующих шагах

Всегда пишите e-mail’ы максимально просто, используя одну и ту же структуру. Пообещайте высшему руководству проекта, что вы будете делать это еженедельно и придерживайтесь этого правила. В большинстве случаев апдейты переходят в полезную дискуссию.

Приучите себя писать короткие e-mail’ы как коллегам, так и друзьям. Это особенно важно в том случае, когда вы пишите первое письмо и представляетесь – желательно не выглядеть так, будто вы пишите старому знакомому. Старайтесь, чтобы ваши письма выглядели максимально профессионально.

Источник: мой опыт и опыт консультанта McKinsey Шу Хаттори (мой вольный перевод его знаний из книги Success principles from the world’s most powerful consulting firm)