5 правил McKinsey: как эффективно вести коммуникацию через e-mail

Photo @florianklauer via unsplash.com

E-mail’ы – важная часть коммуникаций в больших компаниях. Все что важно и требует обдумывания, я рекомендую согласовывать посредством официальных электронных писем. В то время как что-то срочное можно написать в рабочий чат.

В консалтинге существует пять основных правил, которые позволяют более эффективно взаимодействовать через электронные письма.

1. Делегируйте
2. Удаляйте
3. Откладывайте на потом
4. Перефразируйте
5. Деактивируйте

Делегируйте написание писем при первой возможности

Насколько ценно ваше время? На на самом деле: закройте глаза и подумайте. Согласно исследованиям McKinsey Global Institute (MGI) за 2012 год:

Это означает, что в течение 12-часового рабочего дня вы занимаетесь письмами 3,4 часа. Кажется, что такого не может быть? А я думаю, что среднестатистический сотрудник тратит гораздо больше времени – примерно пять часов в день на переписку. Так сколько же писем мы можем отправить за день? Согласно еще одному исследованию аналитиков журнала Fortune, «в среднем мы отправляем около 40 электронных писем в день». Наверное, это слишком много, чтобы написать что-то значимое в них. Грубо говоря, на одно письмо мы тратим менее, чем пять минут. Но все мы знаем, меньше – означает больше (less is more); если сфокусироваться и написать действенный ответ, это ведет к более высокому стандарту переписки. Если вы являетесь лидером команды, стоит перестать реагировать на назойливые сигналы о полученных письмах, тут же отвечая на них. Попытайтесь делегировать. Выберете из соратников по проекту кого-то надежного и желающего потренироваться в написании важных писем.

Удаляйте все ненужные письма во время поездок и перелетов

Время, когда вы едете на работу или в деловую поездку – очень ценно. И его нужно использовать с умом. Если вы устали, то стоит хорошенько поспать, если нет – потратьте время на удаление неприоритетных e-mails. В долгосрочной перспективе вам удастся выиграть время, а также это заставит вас почувствовать свою эффективность на работе. Концентрация внимания должна находиться в точке, где нужно избавиться от ненужных писем – точно не читая их, если только это не что-то важное и требующее немедленных решений.

Анализ 5 миллионов электронных писем, показал, что в среднем пользователь электронной почты получает 147 писем в день, а удаляет 71 письмо (48%).

Согласно исследованиям Fortune, на основе сервиса Baydin

Подчищенный inbox не только освобождает необходимое для дальнейшей работы место, но и делает процесс поиска важных сообщений более простым.

Откладывайте на потом

Есть входящие письма, на которые хочется написать ответ, не раздумывая. Это может быть письмо вашему коллеге по проекту или другу, с которым вы учились вместе в университете. Здесь как раз и рекомендуется взять паузу и не пытаться интуитивно быстро отвечать на сообщение. Понятно, что не ответить – нельзя. Но именно в этой ситуации стоит включать опцию «отложить». В своей голове. К примеру, можно сортировать подобные письма в специально отведенную папку или пересылать на личные адреса почты, чтобы продолжить общение в свободное время. Важно: определитесь со временем в течение дня или недели, когда вы вернетесь к этим письмам.

Перефразируйте и сокращайте

Заведите себе правило, что когда вы пишите e-mail и проверяете его на ошибки и опечатки, перечитывая, удаляйте все ненужные слова (слова и конструкции-паразиты), если они не несут никакого значения. Самые очевидные: «для того, чтобы», «кстати», «хотите вы того или нет». Здесь можно порекомендовать книгу E.B.White and William Strunk «The Elements of Style».

Деактивируйте e-mails в пятницу вечером

И не открывайте электронный почтовый ящик ровно до того времени, которое вы установили. Это самое сложное испытание, так как сейчас мы постоянно подключены к Интернету, что делает нашу виртуальную жизнь более удобной, чтобы проверять письма, особенно по работе. Айфоны и другие гаджеты лишь делают чтение писем более желанным. Отсюда появляются и ожидания: отвечать 24/7. Мы не можем представить мир без e-mails и мобильных технологий. Исследования показали, что терпение в ожидании ответа значительно понизилось. В будущем это станет большой проблемой в коммуникациях. Однако на работе нужно выкладываться и быть эффективным. А это значит – следовать правилам. Верное правило: проверяйте e-mails (ну в крайнем случае, отвечайте на них только вечером в воскресенье). А если не получается, запомните: проблема не в e-mails, а в вас.

Источник: мой опыт и опыт консультанта McKinsey Шу Хаттори (мой вольный перевод его знаний)