Материал о том, как правильно делать заметки во время деловых встреч, поднял вопрос о роли участников совещаний. На ранних этапах карьерного пути младшие специалисты часто испытывают сложности с тем, что именно они должны делать и говорить на важных командных встречах с клиентами.

Вот несколько советов из моей практики. Возможно, они будут полезны не только начинающим менеджерам.

Принимать участие во встрече, заранее согласовав свою роль с руководителем проекта

  • Спросите старшего партнера или директора, чем вы можете помочь
  • Возьмите на себя кусок презентации, над которым вы работали
  • Попробуйте пояснить и визуализировать некоторые идеи на флипчарте

Что это дает: заявив о себе, вы сразу же становитесь заметным участником встречи и можете дополнить дискуссию

Записывайте minutes

  • Уметь писать minutes – хороший навык, который можно отточить на совещаниях
  • Вы всегда будете в курсе того, что обсуждалось и о чем договорились

Что это дает: структурный подход к пониманию проекта и задач; все члены команды скажут вам «спасибо», если по итогам переговоров получат четкий recap

Отвечайте за цифры

На первых порах у вас будет отсутствовать глобальное понимание проекта, стратегия ведения переговоров, однако начальные позиции предполагают умение работать с данными в Exсel. Именно на детальное знание цифр и стоит опираться.

  • Если у участников встречи возникнет вопрос «Как понимать некий график?», поясните детально, какими цифрами вы оперировали (наверняка, расчеты и анализ делали вы)
  • Если появятся дополнительные вопросы про статистику, например, покажите, что вы ее тоже исследовали

Что это дает: используйте Excel как свое основное преимущество; зарекомендуете себя как профессионала, на которого можно положиться в плане точных расчетов

Кроме этого, можно взять на себя организационные моменты:

1. Убедиться, что у всех участников встречи есть распечатки (hand-outs)

2. Настроить проектор

3. Подготовить флипчарт и маркеры

Приятные мелочи

Люди также запоминают простые человеческие вещи. Например, один мой коллега приносил всем участникам совещания кофе и свежие круассаны, еще одна девушка непременно приходила с букетом свежих цветов.