Структура и оформление делового письма

Фото: @aaronburden via unsplash.com

Принципы пирамиды Минто используются не только для выстраивания структуры презентации, но и для коммуникации через деловые письма. Однако не стоит забывать о грамотной речи и принятом этикете официальной переписки.

Получая десятки сообщений и email’ов ежедневно, необходимо выбирать, с кем продолжать общение и выстраивать проект, а от кого лучше дистанцироваться. Официальный тон письма располагает к дальнейшему общению и вызывает доверие, также как и лаконично оформленная презентация с Executive Summary.

Стоит учитывать протокол или этикет деловой переписки, особенно если вы впервые обращаетесь к адресату. Нужно:

• Грамотно обратиться к адресату
• Представиться
• Кратко изложить суть в виде пирамиды идей
• Грамотно подписаться

Если не соблюдаются два верхнеуровневых условия, суть можно не читать. Вероятнее всего, дальнейшее повествование будет неструктурированным, с допущением ошибок.

Вот как обычно выглядит первичный email:

Отмечу, что такие выражения, как «Доброго времени суток» или «Добрый день/вечер/утро» недопустимы – вы не знаете, когда адресат будет читать ваше письмо.

После приветствия люди забывают представиться, начиная сразу, как им кажется, с дела: «Доброго времени суток, Ксения! Мне нужен семинар/мне нужна презентация». Однако это вызывает лишь недоумение: «А вы вообще кто?» Отлично, если внизу письма есть развернутая подпись.

Также по правилам русского языка после фразы «С уважением» не должна стоять запятая ввиду потерянной конструкции предложения: «С уважением [к Вам остается] Гарри». Однако мы все настолько привыкли к этому знаку препинания, что ставим его автоматически.

Вот как должно выглядеть хорошее деловое письмо: