Frontloading your project: почему важно создавать хороший задел для своего проекта

Photo: ESB Professional via Shutterstock

Первый день любого проекта должен быть таким же насыщенным, как и последний день подведения итогов его выполнения. В первую неделю вам нужно проявить себя, потому что именно в это время все участники – ваша команда, клиент и руководство – формируют большую часть своих впечатлений о вас.

Поэтому в этот период крайне важно выкладываться максимально как физически, так и ментально. Это яркое утверждение, о котором вспоминают многие старшие руководители во время интервью. Все сводится к тому, что в McKinsey называется «подготовкой ответа в течение первой недели».

На рисунке показано теоретическое возрастание кривых A и B и областей под ними. Допустим, площадь под кривой – это выходной результат, или то, что готово. Кривая A набирает обороты быстрее, при этом пик приходится на первый день, в то время как кривая B растёт постепенно, достигая своего максимума примерно в конце первой недели. Эта теоретическая иллюстрация показывает, что при одном и том же объёме выполненной работы (который равен площади под кривой) могут быть разные последствия.

Frontloading your project

Создать задел для проекта – это способ показать, как быстро вы можете освоить свою работу, применить полученные знания и взять на себя ответственность за свой образ жизни. Один из ведущих рекрутёров из Egon Zehnder, известной международной компании по поиску руководителей, управляемой многочисленными бывшими консультантами McKinsey, как-то поделился, что эффективные исполнители, способные к быстрому обучению, имеют высокие шансы получить руководящие должности раньше других, потому что это редкий талант. Это действительно очень востребованный навык с учётом быстрых изменений в текущей динамике экономических отраслей и бизнеса. Таким образом, овладение сутью принципа создания хорошего задела для проекта является явным признаком будущего потенциала.

Как же создавать задел для проектов? Что нужно проверить заранее?

Существует так называемый набор «вещей первой необходимости», которые нужно подготовить в течение первой недели. Не начинайте проект с мыслью, что вы планируете сделать X и Y потом – если это можно сделать сейчас, то необходимо просто поднапрячься и выполнить это.

1. Заставьте старших руководителей уделить вам как можно больше времени. В идеале необходимо забронировать по крайней мере несколько часов времени старших руководителей в первые дни недели. Обратитесь к их ассистентам и непременно сделайте это. Здесь важно самое отношение к этому. Раньше вы, возможно, не думали, что абсолютно необходимо встречаться в самом начале проекта, но теперь вы это знаете. Из этого вытекают два преимущества: (a) у вас появляется шанс заранее сформировать результат, состав проекта и некоторые детали; (b) вас будут воспринимать как очень надёжного и готового к активным действиям человека, обладающего способностью к быстрому обучению.

2. Определите конец истории своего проекта заранее. В основе известного умения консультантов McKinsey представлять информацию лежит их способность свети любую замысловатую диаграмму буквально к нескольким ключевым пунктам в формате Word. Например, при работе над проектом роста и стратегии для крупного медиа-конгломерата у нас было всего три наводящих вопроса, на которые нужно было ответить:

• Где находится компания сегодня?
• Где компания может конкурировать, двигаться дальше и развивать свой бизнес?
• Какой потенциал или ресурсы необходимо для этого развить?

Как лидер, вы хотите избежать того, чтобы ваши подчинённые работали над нерелевантными задачами. Вы не хотите просить членов вашей команды тратить много времени на создание диаграмм, которые вы в конечном итоге не используете. Таким образом вы можете быстро потерять доверие к себе. Чтобы этого избежать, придерживайтесь своей линии. Составьте план-график. Затем набросайте черновой вариант идеи, а также план работы для вашей команды с чёткой разбивкой по категориям.

3. Получите ответы на все наиболее актуальные вопросы. Не говорите: «Спрошу об этом потом». Вопреки некоторым убеждениям, вопросы не являются признаком невежества или слабости. Однако есть несколько советов, которые следует учитывать, чтобы подача, время, формулировка и сообщение вопроса не заставили вас показаться некомпетентным. Общее эмпирическое правило заключается в том, чтобы задавать вопросы заранее до окончания первой недели. Это единственный «безрисковый» период для вопросов. Консультанты McKinsey учатся этому трюку в самом начале своей карьеры, потому что после того, как что-то было сказано единожды, повторять это будут. Во-вторых, чтобы задавать деликатные вопросы, такие как просьба взять несколько выходных на напряжённой неделе, нужно выбирать непринужденную обстановку, например, во время кофе-брейка. Так обеим сторонам будет проще открыто обсудить вопрос в неофициальной среде. (Кстати, важно помнить, что следует воздерживаться от того, чтобы задавать деликатные вопросы в письменной форме, например, в электронных письмах, так как многие не могут на них ответить письменно). В-третьих, постарайтесь оставить вопросы, основанные на фактах, в более низком приоритете, если только это не является срочным для обсуждаемой темы. Вопросы, основанные на фактах, рассматриваются как относительно простые для ответа, и их можно задать в другое удобное время. Например, если вы планируете присоединиться к проекту и хотите узнать подробности о лучевой протонной терапии, то лучше сперва просто понять общее описание сути лечения, а подробности изучить позже, например, посмотрев видео на YouTube вечером. Наконец, развивайте чувство приоритетности при выборе того, какие вопросы задавать. Вот примеры некоторых насущных вопросов, которые я имею в виду:

• Вопросы, связанные с видением: Кто является опытными участниками?
• Вопросы привлечения других участников в проект и взаимодействия с ними: В чём могут возникнуть сложности в отношениях?
• Вопросы согласования объёма и конечного результата: Каков наилучший сценарий?
• Вопросы о рисках и ограничениях: Каковы основные подводные камни?

4. Проведите быструю проверку членов вашей команды. Здесь выделяется два аспекта работы. Во-первых, обзвоните людей, с которыми работал тот или иной член вашей команды, и поподробнее разузнайте о его сильных сторонах и уровне компетентности до начала проекта. Во-вторых, проведите индивидуальную 30-минутную беседу с каждым из членов команды в первый день – не для того, чтобы обсудить проект, а для того, чтобы узнать об их возможностях обучения и мотивации. Скорее всего, каждый член команды будет иметь какое-то представление о проекте; подробное обсуждение объёма проекта, распределения ответственности и необходимых задач должно быть организовано отдельно и только после того, как будут выполнены пункты 2 и 3.

5. Организуйте все необходимые встречи. Первая неделя должна быть посвящена тому, чтобы составить график всех необходимых встреч по проекту. Это может показаться актуальным для консультантов, обслуживающих клиента; однако фиксирование дат для контроля хода проекта и проведения ключевых встреч является вашей главной заботой в любых проектах. Как и при бронировании билетов в театр или на концерт – чем раньше вы бронируете, тем лучшие места получаете. Кроме того, за счёт организации логистики заранее на этом этапе у вас появляется дополнительное преимущество: понимание того, каковы ключевые даты и какие ресурсы вам понадобится привлечь. Например, это может быть самый быстрый способ понять, что у вас есть только 12 рабочих дней до первого обзора хода реализации проекта и вам требуется больше времени. Это действительно позволяет увидеть свои планы в перспективе.

6. Делегируйте любую работу, которую вы не должны выполнять лично. Обычно в первый день лучше всего работает следующее упражнение. Задайте себе вопрос: что мешает мне лечь спать в кровать? Какое единственное действие мне нужно сделать перед сном?

Всё, что на самом деле не заряжает вас энергией, должно быть в первую очередь подвергнуто простому вопросу: может ли это сделать кто-то другой? Например, покупка некоторых вещей, ремонт интернет-сети, создание списка рассылки и телефонных контактов участников проекта или оплата различных расходов – перечислите все такие задачи и спросите себя, можете ли вы делегировать эту работу другим. Не стесняйтесь. У вас есть много других дел на эту первую неделю. Сосредоточьте всё своё внимание на ключевых моментах с 1 по 5 пункт, как указано выше.

Создание задела для своего проекта – это хороший способ «держать голову над водой». Вместе с тем, это полезно не только в начале проекта. Суть этого принципа должна оставаться с вами на протяжении всей вашей карьеры. Если вас внезапно переведут на новое место при открытии нового филиала или назначат ответственным за строительство очередного распределительного центра в другой стране, не забудьте приложить как можно больше усилий в течение первой недели своего проекта.

Таким образом вы сможете обеспечить себе высокий уровень доверия, а также авторитет и уверенность. Не откладывайте эти дела на потом – делайте их, когда есть такая возможность.

Источник: Собственный опыт и адаптированный перевод некоторых выдержек из книги бывшего консультанта McKinsey Шу Хаттори The McKinsey Edge