5 лайфхаков из консалтинга: как оказать влияние на ход деловой встречи при помощи слайдов

Фото: @kpzhnv via Unsplash.com

В современном мире при выступлении с презентацией визуализация данных иногда важнее, чем умение красиво говорить. Есть много советов о том, как повлиять на аудиторию, но успех встречи сегодня во многом зависит от того, как вы подаете и оформляете свои идеи.

Самые важные решения, которые обсуждаются за закрытыми дверями на советах директоров, принимаются под влиянием сильных слайдов.

На днях я встречалась с коллегой в офисе одного из крупнейших инвестбанков мира. И, находясь внутри переговорной комнаты, в очередной раз подумала о том, что ведь именно здесь принимаются самые важные решения о сделках, слияниях и поглощениях, а от хода подобных встреч зависит будущее гигантов индустрий. Стоит ли говорить, что все заседания строго конфиденциальны – мы никогда не узнаем, как именно принимаются судьбоносные решения, в какой последовательности показываются слайды и какая история лежит в основе выступления.

Существует миф о том, что деловые презентации скучны и не эмоциональны. Но это далеко не так: когда речь идёт о стратегии развития компании, покупке или продаже активов, продвижении проекта – в игру вступает психология, выражающаяся в подаче информации на слайдах. Как правило, каждый участник встречи переживает – убедят ли его рекомендации руководство, посчитают ли его стратегию развития бренда верной, решат ли инвестировать в его идеи.

Проработав сотни документов с топ-менеджментом лучших корпораций, попробую поделиться несколькими советами, которые помогут повлиять на ход встречи.

1. Определитесь с названием презентации

Презентация начинается с титульной страницы, поэтому название должно быть максимально чётким и отражающим основную идею вашего документа. Короткие сухие заглавия (например, «Новая бизнес-модель») не подходят для слайда, который предстанет первым перед серьёзным составом участников встречи. С помощью подобных выражений сложно направить фокус внимания аудитории в необходимое русло, и невозможно заставить работать нужные эмоции. Используйте глаголы и прилагательные, меняйте конструкции предложений в зависимости от формата встречи.

Что лучше для титульной страницы: «Новая бизнес-модель» или:

• Как внедрение новой бизнес-модели поможет развитию проекта
• Новая бизнес-модель проекта – поможет ли она удвоить выручку?

Предложенные варианты дают более четкую информацию для аудитории:

• Ага, мы точно будем разбирать внедренную бизнес-модель по отношению к проекту
• Интересно, как новая бизнес-модель удвоит выручку? Пожалуй, послушаю с вниманием

2. Сделайте слайд с планом презентации

Сразу после титульного слайда в игру вступает страница с повесткой совещания – своеобразная дорожная карта вашего документа. Если оформить её верно, то она задаст тон встрече. Зачастую конкретные пункты ошибочно называют кратко и стандартными фразами – «обзор», «введение», «исследования». Формат подобной повестки предполагает ознакомление с информацией. Не будет удивительным, если после этого слайда большая часть людей в переговорной комнате перестанет следить за вашим докладом.

Если же вы хотите, чтобы коллеги активно вовлекались в разбор ваших слайдов, чувствуя свою ответственность, следует рассказать о цели совещания в таком ключе: «принять решение», «утвердить план», «подвести итоги».

В литературных произведениях авторы стараются удержать внимание, выстраивая повествование таким образом, чтобы читатель был постоянно заинтригован – а что же будет дальше? В оформлении деловых презентаций драматизм присутствует, но ему уделяют меньше внимания, ведь цель презентации – убедить и побудить к действию.

Показать слайд с повесткой совещания сразу после титульного – это лучший способ контролировать эмоции в переговорной комнате. Всё просто: узнав план встречи, участники поймут, в каком разделе им лучше включиться со своими комментариями.

Идеально, если на этом слайде будет не более 5-ти ключевых пунктов – это оптимальное число, которое человек может удержать в голове.

3. Используйте «говорящие» заголовки

Особое внимание в деловой презентации уделяется заголовкам – из них должна складываться логичная история, при этом каждый слайд должен вызывать вопрос, ответ на который дается далее. Основной посыл слайда размещается вверху, а информация ниже лишь поддерживает и раскрывает его более детально.

Кроме того, хороший заголовок должен быть построен по принципу SMART, то есть должен быть точным, контекстным, побуждающим к действию, по возможности, содержащим числовую и временную информацию.

Пример: ВВП Кипра продолжит расти в среднем на 10% в следующие 20 лет
Конкретика: речь идет о ВВП Кипра
Числовая информация: 10%
Действие: продолжит расти
Контекст: этот заголовок из презентации для правительства Кипра
Временной отрезок: следующие 20 лет

Заголовок – это очень важный инструмент влияния. Помните, что чем убедительнее вы его напишете, тем меньше вопросов вам зададут, и вы сможете быстрее перейти к следующему блоку в презентации.

4. Работайте над визуализацией

На одном из практических семинаров я попросила присутствующих придумать заголовок к одному и тому же графику, а также попробовать визуально подчеркнуть важность отображенных данных. Несмотря на то, что исходная информация была у всех одинаковой, участники смоделировали уникальные названия и визуально подчеркнули разные блоки информации.

Мы видим, что можно расставить нужные акценты в зависимости от того, к чему мы хотим привлечь внимание аудитории. В первом случае акцент сделан на том, что у компании все хорошо – продажи растут. Вероятнее всего, в переговорной комнате никто не задаст вопросов, и перейдут к следующему слайду. Во втором – внимание уделено проблемам, которые случились в марте и июне. Вероятнее всего, этот слайд будут разбирать дольше, чем первый, и, возможно, примут решение о смене поставщика.

Таким образом, на практическом примере мы разобрали, как легко можно манипулировать информацией.

5. Расскажите историю

Выстроить увлекательную историю из сложных графиков и данных, которая должна повлиять на эмоции слушающих – пожалуй, самый сложный кусок в подготовке слайдов. Но есть некоторые правила, которые помогут упростить процесс.

По законам деловой драматургии, в бизнес-презентации должны присутствовать три элемента – завязка (как мы оказались в этой ситуации), развитие действий (и кульминация), развязка (решение и дальнейшие шаги).

Начните с описания текущей ситуации и напоминания о том, в результате чего такая ситуация сложилась. Говорите фактами и цифрами, которые уже хорошо известны аудитории, и не вызовут в начале презентации сомнений и критики. Это вовсе не означает, что первые слайды не несут эмоциональной нагрузки. На самом деле несут, особенно когда вы напоминаете о проблемах. А «говорящие» заголовки автоматически вызывают вопрос в голове слушающего.

И тут тоже важно следовать негласному правилу – сделав один шаг вперед, стоит сделать два шага назад. Этот прием позволяет держать аудиторию в напряжении. К примеру, сначала можно рассказать о неблагоприятных прогнозах, учитывая сложившуюся ситуацию. Озадачив аудиторию, далее напомните, что есть выход, и на следующих слайдах о нем пойдет речь.

Вот еще несколько небольших советов, которые помогут всколыхнуть бизнес-аудиторию:

• Расскажите об интересном факте, который сильно отличается от картины мира слушающих. Порой, обычная диаграмма с двумя столбцами, показывающими сравнение величин – это все, что нужно
• Предлагая сценарии развития ситуации, загляните в будущее и покажите ту неизбежность, с которой можно столкнуться, если продолжать наступать на одни и те же грабли и не принимать должных мер
• Поделитесь примером другого клиента, который можно экстраполировать на текущую ситуацию

Итак, используя разобранные приемы, из сухих данных может получиться увлекательная история, а участники встречи будут переживать за каждый буллет-пойнт на слайде.

[irp posts=»3131″ name=»Action Titles: как выстраивают историю презентации консультанты»]